职场人士都有个通病，尤其是在大城市大企业就职的人，要面对芜杂的事务、诸多的员工和客户，每日忙得焦头烂额，有时难免顾此失彼，忙中出错，当他们利用负责企业通联工作的邮件系统处理公务时，发错邮件、漏发重要人员、重复发送的现象常有发生，甚至发到哪里去了，对方有没有收到，心中无底，也不知道该怎样查找？由于此类问题较常见，小编认为，有必要请出业界专业品牌U-Mail邮件服务器软件的马工来提供点针对性措施。马工在U-Mail工作历年，亲眼见证了一家企业从十几年前初创到如今成长为参天大树的过程，服务上万客户、为政商界、金融、学校等均设计过解决方案的经验，让马工踌躇满志胸有成竹。

一、及时归档备份

马工认为，首先当然是要做好数据备份工作，所有进出的邮件均可以通过“归档备份”保存起来，以便随时翻检查验。首先在“域管理后台（admin）---邮箱管理---添加新用户”中添加一个用于存储备份邮件的邮箱，然后需要登录U-Mail邮件系统的系统管理后台——设置——“正在归档”，选择相应命令。

二、为常用联系人建组，用“群发”功能避免遗漏

对于一些经常联系的客户，按照相同属性分类，归为一组，设置一个组名；此外，对于公司内高管、部门同事、跨部门合作伙伴等均可以建立相应的组别，这样做的有利之处是无需单独逐一发送邮件，提高了效率，同时也避免漏掉某位重要目标对象。我们可以给一个组的人群发邮件。

三、查看日志追踪邮件去向

每一封发出的邮件，我们可以先通过打开“发送日志”查看到已发送邮件的日志文件具体名称，再打开路由日志查看到该邮件是否存放至用户的根目录下了？当用户在webmail登陆邮件界面时，在“收件箱”中也可以找到邮件的身影。

不仅如此，反垃圾、防病毒邮件相关日志也能查到，遵循如下路径：SMTP—(in)—AntiVirus(反病毒检测)—AntiSpam（反垃圾检测）—Content-Filter（内容过滤器检测）—Routing（路由）即可。

四、注意集成诸多办公平台，关键时刻快速切换

你可以将平时常用的许多办公软件如OA、CRM等等诸多平台都统一集中到邮箱登陆页面。U-Mail邮件服务器的扩展性一流，接口众多：你可以单点登陆，也可以在OA里添加好邮箱账号……此外，你还可以将平时常用的其他邮箱如腾讯、网易、新浪等的账号统一对接到U-Mail邮件系统中，通过设置多个POP邮件账户即可。这样等于你拥有了一个强大的信息处理CPU。

五、可请求对方提供回执确认

重要业务交涉时，你把握不准，可以请求收件方收到信件时提供一个回执信息确认无误。在在撰写新邮件的页面下方勾选“邮件回执”

除了上述方法，对于你因手忙脚乱发错的邮件，你可以及时收回撤销发送。U-Mail邮件系统技术人员还能响应需求，进行二次开发，与移动、联通等服务商平台搭配，提供短信服务，及时通知收件人处理邮件。

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