2014年初，初出茅庐的我，离开象牙塔便有幸被一家国有大型企业录取，担任一位高管的助理，这位高管系美籍华裔博士，我们都叫他doctor Li。李博士做事雷厉风行，非常敬业，在美国已养成了利用信息化工具办公的习惯，因此，日常工作中，我除了与他电话、微信等经常保持联系听候指示后，也受委托管理他的企业邮箱。对于日理万机商务倥偬的李博士来说，企业邮箱是重要的通讯联络工具，应用非常频繁，还好我循着给公司搭建邮件系统的服务商U-Mail(www.comingchina.com)的使用建议，学了不少知识和技巧，应用在我的助理工作中：

一、给李博士邮箱设置强密码

我登录公司的U-Mail邮件系统管理后台，在“邮件列表”中找出李博士的帐号，然后检验它的密码强弱度，强制将它改换成复杂程度更高的密码，增加了破译难度。

二、当邮箱达到一定容量时，适时提醒李博士

在公司内，每个人的邮箱帐号都能在U-Mail邮件系统的后台管理页面进行设定，因此我给李博士设置了相对大的容量。但是因为李博士商务繁忙，加上大数据时代各种格式的文件如视频、动画等常见，因此为避免造成收发困难，我通过系统管理后台，设定当邮箱容量达到85%时，就发送警告邮件，如下图所示：

三、及时删除已过期的邮件

这个步骤紧跟上步而来，新陈代谢是自然界的永恒规律，同样，为了腾出邮箱空间，需要对一些过期邮件作处理（当然，在删除之前，邮件系统已对一些重要邮件作了归档备份安排），按照李博士的指示，他认为如果保存超过30天，就可以删除了，这样逐月清除。于是，我登陆U-Mail邮件系统的系统管理后台，选择“修剪”命令，如下图打开对话框中：

“删除邮件，如果用户保存超过”中输入“30”数字。

四、将一些重要的邮件安排优先投递

在李博士往来的客户和关联人物中，其中一些大客户、政府机关人员、银行金融机构等重要帐号，是需要得到优先处理，所以我登陆U-Mail邮件系统的管理后台，找到李博士的帐号，然后“启用优先邮件检查引擎”，并输入重要帐号的报头和值等信息。如下图所示：

五、其他注意事项

对于商务人士来说，U-Mail邮件系统尚有许多功能有助于提升效率，作为办公辅助手段，如：1.设置“自动回复”内容，回复文本可以根据实际任意书写，如“您的邮件我已收到，将尽快处理，如在十个工作日内未回复您，请来电，如事情紧急刻不容缓，请联系XXX”；2.设置“自动转发”，如当李博士某段时间经手一个项目，需要将项目动态、进度、详情及时汇报高层时，我为他设置了“自动转发”功能，这样客户的往来邮件均会转发到高层指定信箱。

2014年只剩下不到100天了，感觉自己毕业后这段时间的成长非常快，学到了不少东西。如何做好秘书行政工作，不光要靠多动脑，多用心，有一个好的办公工具也非常重要。这就是我的心得！

如果你也想试试U-Mail邮件服务器，可以去http://www.comingchina.com/downloads/下载试用一下。